Microsoft Teams uputstvo za poslovne korisnike – I deo
Dobra komunikacija predstavlja ključ za donošenje kreativnih i dobrih odluka, a samim tim i uspešno poslovanje. Kvalitetno organizovan prostor za rad svemu ovome dodatno doprinosi. Ako uzmemo u obzir činjenicu da se dobar deo komunikacije preselio online, a da su platforme za saradnju prerasle u radni prostor koji svakodnevno koristimo, ne čudi činjenica da su oči poslovnih ljudi uprte upravo u nova rešenja koja im omogućavaju lakšu, bržu i efikasniju komunikaciju.
Microsoft Teams, doduše, postoji od 2017. godine, ali je zbog celokupne situacije u kojoj se svet našao, aprila 2020. godine dostigao cifru od 75 miliona aktivnih korisnika. O osnovnim mogućnostima ove moćne alatke kao i razlozima zbog kojih se izdvaja od ostalih, pročitajte u tekstu koji sledi.
Da li je svaki Teams isti?
Nije. Microsoft Teams je u svakoj od dostupnih verzija besplatna alatka. Međutim, razlika između verzije koju dobijate kupovinom nekih od Microsoft 365 paketa i one koju možete slobodno i bez posedovanja Microsoft 365 paketa instalirati je, sa stanovišta jedne kompanije kojoj je komunikacija među zaposlenima bitna, prilična. U ovom tekstu bavićemo se upravo verzijom koju dobijate ukoliko kupite neki od Microsoft 365 paketa.
Osnovne mogućnosti koje dobijate uz Microsoft Teams
Kreiranje i rad u timovima – bilo da su to finansije, kreativci, tim angažovan na projektu izrade novog softvera ili pak neki drugi, sve počinje upravo od timova i komunikacije unutar njih. Timove možete nazivati kako želite i u njih uključivati i po potrebi isključivati članove.
Kreiranje kanala – svakom timu je automatski dodeljen jedan osnovni kanal za komunikaciju, a na članovima istog je da dalje listu kanala proširuju. Recimo, ukoliko želite da kominikaciju u okviru tima Finansije podelite na više delova, možete im dodeliti različite kanale koje ćete imenovati onako kako vam odgovara (PDV, plate i tome slično). Za kanale važi isto što i za same timove – u njih možete uključiti sve ljude iz datog tima ili samo neke, u zavisnosti od potreba.
Komunikacija putem četa – osnovna funkcija koja vam omogućava da komunicirate i van timova, sa jednom ili više osoba. Četove možete nazivati po temi razgovora (ili bilo čemu drugom) ali i ne morate, na vama je da odlučite.
Storidž u SharePoint-u – budući da imate mogućnost da delite datoteke u okviru tima, kanala ili pojedinačno, sve one biće automatski sačuvane u SharePoint-u.
Rad na datotekama – u okrivu Teams-a možete da delite datoteke ali i da radite na njima istovremeno sa ostalim članovima tima i to tako što će sve promene biti unete u realnom vremenu. Takođe, u svakom trenutku ćete moći da vidite imena osoba koje rade na nekom dokumentu.
Video pozivi – Teams pruža i mogućnost video poziva između članova timova, osoba koje nisu u istim timovima ili čak onih koji nisu deo iste organizacije. Opcija video poziva uključuje i mogućnost deljenja datoteka, zakazivanje poziva, pisanu komunikaciju tokom poziva kao i deljenje ekrana u toku razgovora.
Kalendar – Microsoft Teams u sebi sadrži i karticu sa kalendarom koji se može sinhronizovati sa kalendarom u Outlook-u ili Google-u. U ovom kalendaru naći ćete i sve zakazane sastanke i pozive pa će mogućnost propuštanja istih biti svedena na minimum.
„…ne čudi činjenica da su oči poslovnih ljudi uprte upravo u nova rešenja koja im omogućavaju lakšu, bržu i efikasniju komunikaciju.“
Neke od zanimljivih i korisnih informacija
@mentions (@pominjanja) – da biste skrenuli nečiju pažnju na svoju poruku, možete da upišete znak @ a zatim i ime onoga kome pažnju skrećete. To može biti jedna osoba ili grupa ljudi. Svaki put kada @pomenete nekoga, osoba ili više njih biće obaveštena o tome. Ukoliko je vas neko @pomenuo u poruci, kraj ove poruke ćete videti crveno uokviren znak @.
Hitne poruke – ukoliko vam je veoma bitno da neko bude obavešten da ste mu poslali poruku, prilikom kucanja iste možete je obeležiti kao hitnu (urgent) čime će druga strana biti obaveštavana o vašoj poruci svaka 2 minuta u narednih 20 minuta, dok ne pročita datu poruku.
Dodavanje drugih aplikacija u tim ili kanal – da biste dodali neku od aplikacija dostupnih za dodavanje u Teams, potrebno je da koristite opciju + koja se nalazi iznad prozora sa porukama u okviru tog tima ili kanala. Razmislite o aplikacijama koje vaša organizacija koristi – mnoge od njih mogu biti dodate direktno u Teams i time vam dodatno olakšati rad.
Blur opcija za sastanke – moguće je da ćete biti u situaciji kada treba da prisustvujete online sastanku putem Teams-a, a ne biste voleli da ostali prisutni vide ono što se nalazi oko vas. U tom slučaju, možete koristiti blur opciju (zamućivanje pozadine).
Postoji još dosta opcija kojima svoj i rad svog tima možete učiniti produktivnijim, a da se prilikom rada na daljinu osećate manje „udaljenim“. Zbog toga je Microsoft Teams sjajna alatka koja ima sve više aktivnih korisnika kako u svetu tako i kod nas. U narednim tekstovima, još detaljnije ćemo vam približiti rad u Teams-u i sve njegove mogućnosti na čijem proširivanju i poboljšanju Microsoft i dalje svakodnevno radi.