Microsoft Teams uputstvo za poslovne korisnike – I deo

Dobra komunikacija predstavlja ključ za donošenje kreativnih i dobrih odluka, a samim tim i uspešno poslovanje. Kvalitetno organizovan prostor za rad svemu ovome dodatno doprinosi. Ako uzmemo u obzir činjenicu da se dobar deo komunikacije preselio online, a da su platforme za saradnju prerasle u radni prostor koji svakodnevno koristimo, ne čudi činjenica da su oči poslovnih ljudi uprte upravo u nova rešenja koja im omogućavaju lakšu, bržu i efikasniju komunikaciju.

Microsoft Teams, doduše, postoji od 2017. godine, ali je zbog celokupne situacije u kojoj se svet našao, aprila 2020. godine dostigao cifru od 75 miliona aktivnih korisnika. O osnovnim mogućnostima ove moćne alatke kao i razlozima zbog kojih se izdvaja od ostalih, pročitajte u tekstu koji sledi.

Da li je svaki Teams isti?

Nije. Microsoft Teams je u svakoj od dostupnih verzija besplatna alatka. Međutim, razlika između verzije koju dobijate kupovinom nekih od Microsoft 365 paketa i one koju možete slobodno i bez posedovanja Microsoft 365 paketa instalirati je, sa stanovišta jedne kompanije kojoj je komunikacija među zaposlenima bitna, prilična. U ovom tekstu bavićemo se upravo verzijom koju dobijate ukoliko kupite neki od Microsoft 365 paketa.

Osnovne mogućnosti koje dobijate uz Microsoft Teams

Kreiranje i rad u timovima – bilo da su to finansije, kreativci, tim angažovan na projektu izrade novog softvera ili pak neki drugi, sve počinje upravo od timova i komunikacije unutar njih. Timove možete nazivati kako želite i u njih uključivati i po potrebi isključivati članove.

Kreiranje kanala – svakom timu je automatski dodeljen jedan osnovni kanal za komunikaciju, a na članovima istog je da dalje listu kanala proširuju. Recimo, ukoliko želite da kominikaciju u okviru tima Finansije podelite na više delova, možete im dodeliti različite kanale koje ćete imenovati onako kako vam odgovara (PDV, plate i tome slično). Za kanale važi isto što i za same timove – u njih možete uključiti sve ljude iz datog tima ili samo neke, u zavisnosti od potreba.

Komunikacija putem četa – osnovna funkcija koja vam omogućava da komunicirate i van timova, sa jednom ili više osoba. Četove možete nazivati po temi razgovora (ili bilo čemu drugom) ali i ne morate, na vama je da odlučite.

Storidž u SharePoint-u – budući da imate mogućnost da delite datoteke u okviru tima, kanala ili pojedinačno, sve one biće automatski sačuvane u SharePoint-u.

Rad na datotekama – u okrivu Teams-a možete da delite datoteke ali i da radite na njima istovremeno sa ostalim članovima tima i to tako što će sve promene biti unete u realnom vremenu. Takođe, u svakom trenutku ćete moći da vidite imena osoba koje rade na nekom dokumentu.

Video pozivi – Teams pruža i mogućnost video poziva između članova timova, osoba koje nisu u istim timovima ili čak onih koji nisu deo iste organizacije. Opcija video poziva uključuje i mogućnost deljenja datoteka, zakazivanje poziva, pisanu komunikaciju tokom poziva kao i deljenje ekrana u toku razgovora.

Kalendar –  Microsoft Teams u sebi sadrži i karticu sa kalendarom koji se može sinhronizovati sa kalendarom u Outlook-u ili Google-u. U ovom kalendaru naći ćete i sve zakazane sastanke i pozive pa će mogućnost propuštanja istih biti svedena na minimum.

 

 

…ne čudi činjenica da su oči poslovnih ljudi uprte upravo u nova rešenja koja im omogućavaju lakšu, bržu i efikasniju komunikaciju.“

Neke od zanimljivih i korisnih informacija

@mentions (@pominjanja) – da biste skrenuli nečiju pažnju na svoju poruku, možete da upišete znak @ a zatim i ime onoga kome pažnju skrećete. To može biti jedna osoba ili grupa ljudi. Svaki put kada @pomenete nekoga, osoba ili više njih biće obaveštena o tome. Ukoliko je vas neko @pomenuo u poruci, kraj ove poruke ćete videti crveno uokviren znak @.

Hitne poruke – ukoliko vam je veoma bitno da neko bude obavešten da ste mu poslali poruku, prilikom kucanja iste možete je obeležiti kao hitnu (urgent) čime će druga strana biti obaveštavana o vašoj poruci svaka 2 minuta u narednih 20 minuta, dok ne pročita datu poruku.

Dodavanje drugih aplikacija u tim ili kanal – da biste dodali neku od aplikacija dostupnih za dodavanje u Teams, potrebno je da koristite opciju + koja se nalazi iznad prozora sa porukama u okviru tog tima ili kanala. Razmislite o aplikacijama koje vaša organizacija koristi – mnoge od njih mogu biti dodate direktno u Teams i time vam dodatno olakšati rad.

Blur opcija za sastanke – moguće je da ćete biti u situaciji kada treba da prisustvujete online sastanku putem Teams-a, a ne biste voleli da ostali prisutni vide ono što se nalazi oko vas. U tom slučaju, možete koristiti blur opciju (zamućivanje pozadine).

Postoji još dosta opcija kojima svoj i rad svog tima možete učiniti produktivnijim, a da se prilikom rada na daljinu osećate manje „udaljenim“. Zbog toga je Microsoft Teams sjajna alatka koja ima sve više aktivnih korisnika kako u svetu tako i kod nas. U narednim tekstovima, još detaljnije ćemo vam približiti rad u Teams-u i sve njegove mogućnosti na čijem proširivanju i poboljšanju Microsoft i dalje svakodnevno radi.

Zaštita i bezbednost podataka malih i srednjih firmi

Vrlo često, putem različitih medija, dobijamo informacije o krađi podataka korisnika. Ono što imamo prilike da saznamo uglavnom se odnosi na velike kompanije poput EBay-a, kod kojih je oštećeno 145 miliona korisnika ili Linkedin-a od koga su ukradeni podaci 165 miliona korisničkih naloga. Činjenica da mediji izveštavaju o ovakvim događajima kod velikih kompanija ne znači da se isto ne događa i malim i srednjim firmama.

IT infrastruktura – stavke bitne za pravilno upravljanje

Informacione tehnologije omogućavaju da, pored činjenice da radite u okruženju koje se neprekidno menja i tempom koji verovatno nikada nije bio brži, ostanete produktivni. Dobro organizovan i optimizovan IT sistem za vaš biznis znači prednost u odnosu na konkurenciju. Da bi on bio zdrav i funkcionisao kao deo biznis strategije, trebalo bi da povedete računa o nekoliko ključnih faktora.

Cloud rešenja vs. On-premise rešenja za skladištenje podataka

Dok se kod cloud rešenja podaci snimaju, backup-uju i obrađuju udaljeno, na serveru provajdera od koga ste uslugu kupili, on-premise rešenje podrazumeva da server ili storidž imate u prostorijama svoje kancelarije. Sve bi bilo mnogo jednostavnije da ova, glavna razlika, ne povlači za sobom još nekoliko drugih, koje dovode do toga da treba ozbiljno da razmislite pre nego što se opredelite za jedno od rešenja.